Сверка остатков — это сравнение того, что числится у вас в учете (склад/магазины) и того, что «на балансе» в ГИС МТ «Честный знак» (виртуальные остатки по кодам маркировки и по товару). Это не про «красивые цифры». Это про отсутствие блокировок продаж, корректную приемку, возвраты и спокойные проверки.
Важно: сама инвентаризация — внутренний процесс компании. Система маркировки не задает вам «как считать». Алгоритм вы определяете сами.
Также по ряду товарных групп встречается позиция, что расхождения виртуальных остатков с фактом могут не мешать работе и не являются отдельным предметом оценки, если соблюдаются правила по конкретной группе.
Ниже — практичный регламент, типовые причины расхождений и чек-лист, который помогает быстро вернуть порядок.
1) Что именно сравниваем: «остатки» в учете и «остатки» в ЧЗ
В учетной системе
Остатки бывают:
В «Честном знаке» (ГИС МТ)
Вы видите:
Остатки бывают:
- Количественные (штуки/упаковки).
- По партиям (если ведете).
- По экземплярам — когда важен каждый код маркировки (КМ/SGTIN).
- По ОСУ (объемно-сортовой учет) — когда вы оперируете товаром по GTIN/агрегатам и количеству, без перечисления каждого кода (зависит от товарной группы и этапа внедрения).
В «Честном знаке» (ГИС МТ)
Вы видите:
- Коды маркировки на балансе организации (что числится «в обороте» у вас).
- Статусы кодов и документов (принято/отклонено/в обработке).
- Движение по операциям: ввод в оборот, приемка, перемещения, вывод из оборота и т. д.
- Система маркировки как государственная инфраструктура закреплена, в частности, постановлением Правительства РФ № 515.
2) Регламент сверки: кто, как часто, по каким данным
Ниже — рабочий «скелет» регламента. Его можно закрепить приказом и включить в СМК/внутренний контроль.
2.1. Роли
2.2. Периодичность
2.3. Какие отчеты и выгрузки использовать
Минимальный набор:
2.4. Правила «точки отсечения»
Чтобы не сравнивать «движущуюся цель»:
2.1. Роли
- Владелец процесса: главный бухгалтер / руководитель учета / операционный директор.
- Исполнители: товаровед/кладовщик (факт), оператор маркировки (документы ЧЗ), специалист по кассам (вывод из оборота), ИТ/1С-специалист (обмен и интеграция).
2.2. Периодичность
- Ежедневно (контроль продаж): проверка ошибок выбытия и «зависаний» по кассе/ОФД/интеграции.
- Еженедельно: сверка топ-SKU и проблемных групп (высокооборот, дорогие позиции, товары с разрешительным режимом).
- Ежемесячно: полная сверка по складам/магазинам, закрытие расхождений документами.
- Перед аудитом/инвентаризацией/сменой оператора/переездом склада: внеплановая сверка.
2.3. Какие отчеты и выгрузки использовать
Минимальный набор:
- Из ЧЗ: список кодов на балансе/в обороте (выгрузка по кодам). В 1С/интеграциях часто он называется «Список кодов маркировки» или аналогично.
- Из учета: остатки по номенклатуре (GTIN/штрихкод), плюс (если поэкземплярно) — список кодов, которые числятся на складе.
- Журнал обмена: какие документы ушли/не ушли/отклонены.
2.4. Правила «точки отсечения»
Чтобы не сравнивать «движущуюся цель»:
- фиксируете дату/время сверки (например, «по состоянию на 23:59 31.01.2026»);
- на период сверки ограничиваете операции: приемку/перемещения/продажи (хотя бы на 30–60 минут).
3) Главные причины расхождений (что ломается чаще всего)
3.1. «Зависшие» коды: товар продан, а в ЧЗ он еще числится
Это классика: выбытие не дошло в ГИС МТ. Причины обычно в кассе, сканировании или обмене учетной системы.
Типовой симптом: в учете остаток 0, а в ЧЗ коды «висят».
3.2. Документы ушли, но получили «отклонено»
Причины:
3.3. Пересорт (коды «приклеились» не к той номенклатуре)
В учете код привязан к одному товару, а по факту/в ЧЗ он относится к другому. Часто происходит из-за:
3.4. Приемка не завершена корректно
Факт на складе есть, а в ЧЗ он «не у вас», потому что:
3.5. Разные модели учета: ОСУ vs поэкземплярный учет
На некоторых этапах по отдельным группам бизнес работает в ОСУ, а внутри учетной системы пытается жить «поэкземплярно» (или наоборот). Это порождает разницу «по количеству» при формально корректных кодах.
3.6. Списание/порча/истечение срока — в учете списали, в ЧЗ забыли вывести
Например, списание молочки/других товаров часто корректируется через документ «Вывод из оборота» с указанием причины (истечение срока и т. п.).
Это классика: выбытие не дошло в ГИС МТ. Причины обычно в кассе, сканировании или обмене учетной системы.
Типовой симптом: в учете остаток 0, а в ЧЗ коды «висят».
3.2. Документы ушли, но получили «отклонено»
Причины:
- неверные реквизиты (GTIN, способ вывода, причина списания);
- несоответствие статуса кода (код уже выведен/не принадлежит вам);
- ошибки формата/подписи/сертификата.
3.3. Пересорт (коды «приклеились» не к той номенклатуре)
В учете код привязан к одному товару, а по факту/в ЧЗ он относится к другому. Часто происходит из-за:
- ручного подбора номенклатуры при приемке;
- ошибки при создании карточки товара/GTIN;
- сканирования «похожего» кода.
3.4. Приемка не завершена корректно
Факт на складе есть, а в ЧЗ он «не у вас», потому что:
- УПД/ЭДО не подписан;
- приемка в ЧЗ не подтверждена;
- склад/МОД в документе указан неверно.
3.5. Разные модели учета: ОСУ vs поэкземплярный учет
На некоторых этапах по отдельным группам бизнес работает в ОСУ, а внутри учетной системы пытается жить «поэкземплярно» (или наоборот). Это порождает разницу «по количеству» при формально корректных кодах.
3.6. Списание/порча/истечение срока — в учете списали, в ЧЗ забыли вывести
Например, списание молочки/других товаров часто корректируется через документ «Вывод из оборота» с указанием причины (истечение срока и т. п.).
4) Чек-лист исправления расхождений: шаги без лишней теории
Шаг 1. Зафиксируйте «срез» и соберите исходные данные
Шаг 2. Разбейте расхождения на 4 понятные категории
Шаг 3. Проверьте «узкие места» по порядку
3.1. Продажи и касса
3.2. Приемка (ЭДО/УПД)
3.3. Документы в ЧЗ
Шаг 4. Закройте расхождения корректирующими операциями
Варианты действий зависят от категории:
Если код «лишний» в ЧЗ (завис)
Если кода не хватает в ЧЗ, но товар есть физически
Если пересорт
Шаг 5. Повторная сверка и «замок» от повторения
Введите профилактику:
- Дата/время среза.
- Выгрузка остатков из учета по складам.
- Выгрузка из ЧЗ: коды на балансе/в обороте (или по товару, если ОСУ).
- Выгрузка ошибок/отклонений по обмену.
Шаг 2. Разбейте расхождения на 4 понятные категории
- В ЧЗ больше, чем в учете → «зависания», неоформленное выбытие, пересорт.
- В учете больше, чем в ЧЗ → не завершили приемку/ввод в оборот, не загрузили коды, потеря документов.
- Одинаковое количество, но разные коды → пересорт/ошибка привязки.
- Все совпадает по складу, но расходится по магазинам → неверные перемещения/склад в документе.
Шаг 3. Проверьте «узкие места» по порядку
3.1. Продажи и касса
- Убедитесь, что при продаже маркированного товара касса/интеграция передает выбытие.
- Найдите чеки с ошибками передачи и повторите отправку, если механизм это поддерживает.
3.2. Приемка (ЭДО/УПД)
- Проверьте статусы входящих УПД, подтверждение приемки и корректность склада/получателя.
3.3. Документы в ЧЗ
- Найдите отклоненные документы и причину отклонения.
- Исправьте реквизиты и отправьте корректный документ повторно.
Шаг 4. Закройте расхождения корректирующими операциями
Варианты действий зависят от категории:
Если код «лишний» в ЧЗ (завис)
- оформите корректный вывод из оборота (через кассу или документом — в зависимости от причины и группы товара).
Если кода не хватает в ЧЗ, но товар есть физически
- проверьте, был ли ввод в оборот (для остатков — операция «Маркировка остатков» и корректное оформление ввода).
- проверьте приемку от поставщика (подписан ли УПД, подтверждена ли приемка).
Если пересорт
- исправьте привязку кода к номенклатуре в учете;
- при необходимости сформируйте корректирующие документы по правилам вашей товарной группы и сценария.
Шаг 5. Повторная сверка и «замок» от повторения
- Снова выгрузите «коды на балансе» и сравните с учетом.
Введите профилактику:
- запрет ручного выбора номенклатуры без скана;
- обязательная проверка отклонений документов раз в день;
- регламент сверки перед закрытием месяца;
- обучение кассиров и кладовщиков (ошибки чаще всего там).
5) Мини-шаблон регламента (можно вставить в локальный документ)
- Цель: обеспечить корректность остатков маркированных товаров в учете и ГИС МТ.
- Периодичность: ежедневно контроль ошибок выбытия; еженедельно сверка топ-SKU; ежемесячно полная сверка.
- Источники данных: отчет «коды на балансе»/аналог в ЧЗ; остатки учета; журнал обмена; реестр отклонений.
- Метод: сверка по GTIN и (при поэкземплярном учете) по списку КМ.
- Срок закрытия расхождений: до 3 рабочих дней (или ваш норматив).
- Ответственные: учет/склад/оператор ЧЗ/ИТ.
- Контроль: отчет руководителю с перечнем расхождений и статусом исправления.
Когда стоит привлечь интегратора или аудит учета маркировки
Если у вас:
В этих случаях обычно выгоднее настроить обмен, права, справочники и контрольные отчеты один раз, чем «лечить» расхождения руками каждый месяц.
- постоянные «зависания» после продаж;
- много отклонений документов;
- несколько складов и магазинов, частые перемещения;
- переход на ОСУ/разрешительный режим и меняются требования по процессам.
В этих случаях обычно выгоднее настроить обмен, права, справочники и контрольные отчеты один раз, чем «лечить» расхождения руками каждый месяц.
Обращайтесь к команде RuZnak за консультацией. Мы сопровождаем в личном кабинете, сертифицируем товары и регистрируем товарный знак.
